DÖNER SERMAYE SATINALMA VE İHALE KURALLARI

 

 

Doğu Akdenİz Ünİversİtesİ Döner Sermaye Tüzüğü

(Madde 16 altında Kurallar)

 

Doğu Akdeniz Üniversitesi Döner Sermaye İşletmeleri Yönetim Kurulu, Doğu Akdeniz Üniversitesi Döner Sermaye Tüzüğünün 16. maddesi uyarınca aşağıdaki Kuralları yapar.

 

Kısa İsim

1.

Bu Kurallar “Doğu Akdeniz Üniversitesi Döner Sermaye Satınalma ve İhale Kuralları” olarak isimlendirilir.

Amaç

2.

Bu Kuralların amacı, Doğu Akdeniz Üniversitesi Döner Sermaye Birimlerinin gereksinme duyacakları mal ve hizmetlerin uygun şartlarda satın alınmasında veya ihalesinde başvurulacak usul ve yöntemleri düzenlemektir.

Kapsam

3.

Bu Kurallar, Doğu Akdeniz Üniversitesi Döner Sermaye Birimlerindeki satın alma ve ihale işlerinde uygulanacak hususları kapsar.

Satın

Alma

4.

 (1)     Gereksinme duyulan mal ve hizmetlerin satın alma ve ihale işlemleri, Üniversitenin Satın Alma ve Envanter Genel Prensipleri Kontrol Müdürlüğü veya Döner Sermaye İşletmelerinin satın alma işlemleri için oluşturulacak birim veya birimleri tarafından yürütülür.

 (2)     Herhangi bir satınalma işleminin gerçekleşebilmesi için satın alma talebinde bulunan döner sermaye birimi bütçenin ilgili kaleminde yeterli ödeneğin bulunması ve satınalma talebinin Rektörlükçe onaylanması koşuldur.

Satın Alma

Usulleri

5.

(1)

Teklif isteme:

(a)      Sözlü Soruşturma ve Pazarlık Usulü:

 

 

 

 

Keşif  bedeli asgari ücretin 20 katına kadar olan satınalmalarda sözlü soruşturma ve pazarlık yoluyla teklif alınabilir. Bu usulde en az üç teklif alınarak bir tutanak hazırlanır. Satın alma kararı, soruşturmayı yapan memurun önerisi, Satın Alma İşlerinden Sorumlu Müdürü veya mal veya hizmet alımını talep eden Döner Sermaye Birim Başkanının onayı ile yürürlüğe girer.

 

 

 

(b)

Yazılı Teklif Usulü:

Keşif bedeli asgari ücretin 20 katı ile 40 katı arasında olan mal veya hizmetin belli firmalarda bulunması durumunda veya ilan yoluyla teklif almadaki zaman kaybını önlemek amacıyla başvurulan bir usuldür. Bu usulde, mal veya hizmete ilişkin özelliklerin teklif alınacak firmalara yazılı veya sözlü olarak bildirilir ve tekliflerini yazılı ve kapalı zarflarda vermeleri istenir.

 

 

(2)

Yazılı Duyuru ve Kapalı Zarf Usulü:

Keşif bedeli asgari ücretin 40 katından yüksek olan mal veya hizmet alımlarında yazılı duyuru yoluyla kapalı zarf usulü ile teklif alınmasıdır. Duyuru günlük yerel gazetelerin en az ikisinde yayınlanmalı ve aşağıdaki hususları kapsamalıdır.

 

 

 

(i)

Alınacak mal veya hizmetin cinsi

 

 

 

(ii)

Gerekli geçici teminat miktarı

 

 

 

(iii)

Son teklif verme günü, saati ve yeri

 

 

 

(iv)

Başvuru şekli

 

 

 

(v)

Şartname veya Şartnameler ile, dosyanın temin edileceği yer. Bunun yanında, Türkiye ve diğer ülkelerden yapılacak alımlarda ilan yoluyla teklif alınabileceği gibi firmalara doğrudan yazı yazılmak suretiyle de teklif alınabilir. Firmalara yazılacak yazılara şartname veya şartnameler de eklenir.

 

 

(3)

Çok acil bir ihtiyacın karşılanması için talep edilen, istisnai özellikler taşıması istenen veya tek satıcısı bulunduğu saptanan, ya da üretici firmalardan alınması istenen mal ve hizmetlerle, kullanılmakta olan cihazların özelliği bulunan tüketim malzemeleri ve yedek parçaları, ilgili Döner Sermaye İşlerinden Sorumlu Rektör Yardımcısı ve Satın Almadan Sorumlu Rektör Yardımcısının onayı ile doğrudan teklif alınarak veya  pazarlık usulü ile satın alınabilir.

Komisyon

6.

 (1)     Mal veya hizmet gereksinmelerinin karşılanmasında, değerlendirme yapmak ve karar almak üzere "Döner Sermaye, Satınalma ve İhale Komisyonu" kurulur. Bu Komisyon Genel Sekreter Başkanlığında Üniversitenin Satın Alma İşlerinden Sorumlu Müdürü, Mali İşlerden Sorumlu Müdürü, Döner Sermaye İşletme Müdürü ve mal veya hizmet alımı talebinde bulunan Döner Sermaye Biriminin Başkanından oluşur. Bu komisyonda, alımın niteliğine göre ihtisas sahibi danışman veya danışmanlar görevlendirilebilir.

 (2)     Yazılı teklif usulü ile yapılacak satınalmalarda tekliflerin değerlendirilmesi Komisyonca oluşturulacak 3 kişilik bir alt komite tarafından yapılabilir.

Değerlendirme

7.

(1)

Komisyon ve alt komite sadece aranan nitelik ve Karar alma şartları taşıyan teklifleri değerlendirir. Ayrıca Yöntemi değerlendirmede aşağıdaki hususları da dikkate alırlar:

(a)      Teklifler arasındaki kalite ve fiyat ilişkisi,

(b)      Tekliflerin keşif bedeli ve rayiç fiyatla ilgisi,

(c)      Teklif sahibinin taahhüdüne sadakat durumu,

 

 

 

(d)       

Teklif ile beraber sunulacak teminatın mevcut olup olmadığı.

 

 

(2)

5(1)(b) maddesine göre yapılacak satın almalarda değerlendirme;

(a)      Temin edilen teklifler tutanağa geçirilir ve tutanak Komisyon Başkanı ve Üyeleri tarafından imzalanır.

(b)      Teklifler değerlendirmeye tabi tutulduktan sonra, hazırlanan satın alma kararı Komisyon Başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır ve Döner Sermaye İşlerinden Sorumlu Rektör Yardımcısı ve Satın Almadan Sorumlu Rektör Yardımcısının onayı ile kesinlik kazanır.

 

 

(3)

Yazılı Duyuru ve Kapalı Zarf Usulü ile Satınalma ve İhalelerde Değerlendirme.

(a)      Teklif zarfları Komisyon Başkanı ve bir Komisyon Üyesi tarafından Teklif kutusundan alındıktan sonra açılmadan Komisyon Başkanı ve bir üye tarafından parafe edilerek  numaralanır ve tutanağa geçirilir ve değerlendirilmek üzere Komisyona iletilir. 

(b)      Değerlendirmelerde Komisyon, en düşük teklifi kabul etmek zorunda değildir.  Ancak en düşük teklifin kabul edilmediği hallerde, kabul edilen teklifin kabul edilme gerekçesi, kararda açıkça belirtilir.

(c)      Komisyon, tekliflerden herhangi birini kabul etmek zorunda değildir. Tekliflerin uygun bulunmaması durumunda ihale iptal edilir veya Komisyonun önerisi ve ihale kararını onaylamaya yetkili makamın uygun görmesi halinde, en düşük üç teklifi veren teklif sahiplerinden ikinci bir teklif vermeleri istenebilir veya pazarlık yöntemi veya açık eksiltme usulü ile yeni teklifler alınabilir. Yeni tekliflerin alınması ve değerlendirme işlemlerinden sonra da tekliflerin uygun bulunmaması halinde ihale iptal edilir.

(d)      Teklifler son teklif verme tarihini takip eden on beş gün içinde karara bağlanır. Bu süre satın alma kararını onaylamaya yetkili makamın uygun görmesi halinde on beş gün daha uzatılabilir. İhale kararları Döner Sermaye İşlerinden Sorumlu Rektör Yardımcısı ve Satın Almadan Sorumlu Rektör Yardımcısının onayı ile kesinlik kazanır. Ancak, parasal tutarı asgari ücretin yıllık toplamının 40 katını aşan ihale kararlarının Döner Sermaye Yönetim Kurulu tarafından da onaylanması gerekir.

 

BÖLÜM IV

ÇEŞİTLİ KURALLAR

Onaydan

Sonraki

İşlemler

8.

 (1)     Komisyon kararları yetkili makam tarafından onaylanıp kesinlik kazandıktan sonra Üniversitenin Satınalma işlerini yürüten Müdürlük veya döner sermaye birimlerinin satın alma işlerini yürütmek üzere oluşturulan birim veya birimler, onay tarihini takip eden 5 işgünü içinde teklif sahibi firma veya kuruluş ile temas ederek gerekli işlemleri yapar. Komisyon kararları 15 gün süreyle ilan panosuna asılmak suretiyle ihaleye teklif veren firma veya kuruluşlara duyurulur.

 (2)     Dış piyasadan yapılacak alımlarda, döviz tahsis belgesinin temini, akreditifin açılması, gümrük muafiyet belgelerinin temini, ithal izinlerinin alınması, ithal edilecek mal ile ilgili sigorta ve banka muameleleri ve malın gümrüklenmesi işlemleri, malın ihtiyaç yerine taşınması ve diğer benzeri işlemleri Üniversitenin Satın Alma ile Mali İşler Müdürlükleri veya Döner Sermaye Birimlerinin oluşturacakları Satınalma ve Mali İşler Birimleri tarafından yürütülür.

Teminat

ve

Cezalar

9.

 (1)     Teklif alınmasında ilan yoluyla duyuru usulünün uygulandığı mal ve hizmet alımlarında, teklif veren firmalardan %5 oranında geçici teminat alınır. İhaleyi kazanan firma ile sözleşme imzalanır ve %10 kesin teminat alınır Kesin teminatın tümü, sözleşme imza tarihinde alınabileceği gibi, alımın değeri ve teslim süresine göre %5'i sözleşme imza tarihinde, geriye kalan %5'i de istihkak ödemelerinden ödemenin %10'u kadar kesinti yapılması suretiyle alınabilir. Ancak gerek duyulması halinde kesin teminat, yukarıdaki uygulama paralelinde %20'ye kadar artırılabilir. Alınan kesin teminat sözleşmede yer alan yükümlülükler tam olarak yerine getirilmedikçe iade edilmez. Tüketim malzemeleri ve hizmet alımlarında, ihaleyi kazanan firmanın ihale konusu malı üç gün içinde teslim etmeyi veya hizmeti yapmayı teklif ettiği durumlarda Komisyonun kararı ve Rektörlüğün onayı ile sözleşme imzalanması ve kesin teminat alınması koşulları aranmayabilir.

 (2)     Sözleşmedeki yükümlülüklerin yerine getirmeyenlerden veya gecikenlerden her gün için ceza alınacağı hükmü ve miktarları sözleşmede yer alır.

 (3)     Sözleşmede belirlenen cezanın bağışlanması veya cezadan indirim yapılması, ancak yükümlülüklerin yerine getirmesine engel olacak zorunlu veya müteahhidin kontrolü dışındaki nedenlerin bulunması ve bunun ilgili firma veya kuruluşça belgelenmesi halinde Komisyonun önerisi ve ihale kararını onaylamaya yetkili makamın "olur"u ile mümkündür.

Ödemeler

10.

Mal ve hizmet alımlarında ödeme, malın teslimi veya hizmetin ifasından sonra ilgili Döner Sermaye Birim Başkanlığı veya  görevlendirilecek kişi veya kurulun yazılı bildirimi ve Döner Sermaye İşletmelerinden sorumlu Rektör Yardımcısının onayı ile Mali İşler Müdürlüğünce yapılır.

Bedel

Değişikliği

11.

 (1)     İnşaat ve onarım işleriyle ilgili herhangi bir sözleşmenin uygulanması sırasında proje ve şartnamede yapılacak değişiklik nedeniyle inşaat veya onarım bedeli toplamında meydana gelecek artma veya eksilme miktarı İhale bedelinin %20'sine kadar olduğu takdirde söz konusu iş, ihaleye gidilmeden ihaleyi kazanan kişi veya firmaya yaptırılabilir.

 (2)     Daha önce ihalesi yapılmış ve sözleşme süresi dolmamış mal ve/veya hizmet alımlarında, ilgili ihale kararı da dikkate alınarak ilgili ihaleyi onaylayan makamın onayı ile ve ihale kararı dikkate alınarak ilâve mal ve/veya hizmet alımı yapılabilir.

İhaleye Katılamama

12.

Aşağıdaki şahıslar doğrudan veya dolaylı olarak ihalelere katılamazlar:

 (1)     İhaleyi yapan idarenin;

 

 

 

(a)      İta Amirleri,

(b)      İhale Işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar,

(c)      (a) ve (b) bentlerindeki şahısların eşleri ve ikinci dereceye kadar (ikinci derece dahil) kan ve sıhri hısımları,

(d)      (a) (b) ve (c) bentlerinde belirtilen şahısların ortakları.

 

 

(2)

Bu Tüzük ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar.

Gizlilik

13.

Alımlarda her tür bilginin titizlikle gizli tutulması esastır. Bu gizliliğe riayet etmeyenler suç işlemiş sayılırlar ve haklarında disiplin işlemi yapılır.

Şartnameler

14.

İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartname ve varsa ekleri ilgili döner sermaye birimi tarafından hazırlanır. Bu şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak özel ve teknik şartlardan başka genel olarak aşağıdaki hususlar da gösterilir.

1.         İşin niteliği, nevi ve miktarı,

2.         Geçici teminat miktarı ve kesin teminata ait şartlar,

3.         İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekli ve şartları,

 

 

4.          

İşe başlama ve işi bitirme tarihi, gecikme halinde alınacak cezalar,

 

 

5.          

İhaleye katılacaklarda aranan şartlar ve belgeler,

 

 

6.          

İhaleyi yapıp yapmamakta ve uygun bedeli tespitte idarenin serbest olduğu,

 

 

7.          

İhale kararının karar tarihinden itibaren en geç15 iş günü içinde ita amirince onaylanacağı veya iptal edilebileceği,

 

 

8.          

vergi, resim ve harçlarla sözleşme giderlerinin kimin tarafından ödeneceği,

 

 

9.          

Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilmeyeceği verilecekse şartları ve miktarı,

 

 

10.       

Sözleşme konusu işlerin malzeme veya birim fiyatlarındaki değişiklikler nedeniyle, eğer ödenecekse, fiyat farkının ne şekilde ödeneceği,

 

 

11.       

Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartlar,

 

 

12.       

İşin süresinden önce bitirilmesinde fayda görülen  hallerde erken bitirme primi verilecekse miktarı, şartları ve ödeme şekli,

 

 

13.       

İhtilafların çözüm şekli.

Satın

Alma

ve

İhale

15.

Daha önce ihalesi yapılmış herhangi bir mal veya hizmet alınmasının söz konusu olduğu durumlarda, ita amirinin uygun görmesi halinde, mal veya hizmetin bedeline bakılmaksızın ve başka kuruluş veya firmadan teklif alınması yoluna gidilmeden Satınalma ve İhale Komisyonunun kararı ve onay makamının onayı ile satınalma işlemi yapılabilir.

 

BÖLÜM V

SON KURALLAR

Yürütme

16.

Bu Kurallar Doğu Akdeniz Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.

Yürürlülük

17.

Bu Kurallar, Döner Sermaye İşletmeleri Yönetim Kurulunca onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.