Doğu Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğü Yönetsel Hizmetler Personelinin Kadro
ve Çalışma Tüzüğü 5(1)maddesi uyarınca Doğu Akdeniz Üniversitesi Vakıf
Yöneticiler Kurulu’nun onayı ile aşağıdaki yönetmeliği yapar.
Kısa İsim VYK 25.08.04 03-04/29-1 VYK 09.12.04 04-05/8-25 |
1. |
Bu
yönetmelik, “Doğu Akdeniz Üniversitesi Demirbaş
Yönetmeliği” olarak isimlendirilir. |
Tefsir |
2. |
Metin
başka türlü gerektirmedikçe; Amortisman:
Aşınma, yıpranma payını anlatır. Demirbaşa yatırılan sermayenin, azar azar
sermayeden eksilmesi anlamındadır. Amortismanlı
Kıymet: Demirbaşın kayıt kıymetinden yıpranma nedeniyle oluşan
değer kaybının (amortisman) çıkarılması ile bulunan kıymettir. Demirbaş:
Hizmetlerin yürütülmesi amacıyla, belli bir zamana bağlı kalmaksızın devamlı
ve uzun süre bir yerde kullanılan, kullanıldığı sürece tükenmeyip
özelliklerini muhafaza eden, bir kişiden diğerine teslim edilip zimmete
alınan ve sabit kıymetler kayıtlarına alınmasında yarar görülecek düzeyde
kıymet taşıyan malları anlatır. Demirbaş
Kayıt ve Zimmet Formu: Bir malın, Üniversite
Demirbaşına kayıt edildiğine ve kullanıcısına/sorumlusuna zimmet edildiğine
dair imzalanmış olan form anlamındadır. Demirbaş
Numarası : Demirbaşa kayıt yapılırken Envanter
Kontrol Birimi tarafından verilen numaradır. Envanter:
Sayım anlamındadır, hesap dönemi sonunda Doğu Akdeniz Üniversitesi
mevcutlarının sayımını yapmayı, dökümünü çıkarmayı anlatır. HEK
Komisynu: Madde 25. uyarınca oluşturulan komisyonu
anlatır. (Hurda – Eskimiş – Köhne) Kayıt
Kıymeti: Kayda alınan demirbaşa biçilen Türk Lirası (TL) cinsinden
kıymeti anlatır. Diğer para birimleri ödenerek satın alınan demirbaşların
döviz cinsinden kıymetleri, TL ödenerek satın alınan demirbaşların ödeme
tarihindeki resmi kurdan belirlenen döviz cinsi kıymetleri de kayıt altına
alınır. Döviz olarak Amerikan Doları kullanılır. Odadaki
Demirbaşın Zimmet Formu: Odadaki tüm demirbaşların
gösterildiği ve bu demirbaşların kullanıcı ve/veya sorumlu tarafından zimmete
alındığına dair imzalanmış olan form anlamındadır. Rayiç
Bedel: Günün koşullarına göre, çarşı fiyalarına endeksli
olarak ve 25. maddeye göre oluşturulan “HEK Komisyonu” tarafından belirlenen
kıymet/bedel anlamındadır. Tamir
Bedeli: Arızalanmış veya hasar görmüş demirbaşın tamir edilerek
normal ve çalışır duruma getirilmesi için yapılanların parasal değeri
anlamındandır. Zimmet:
Koruma, sahip çıkma, borç anlamındadır. Bir çalışanın görevi dolayısıyle;
idare, muhafaza ve yetkisi altında bulunan malları anlatır. |
Amaç |
3. |
Bu yönetmeliğin amacı,
Üniversite’nin satınalma, kendi bünyesinde üretme veya hibe yoluyla
temin ettiği malların içinde demirbaş nitelikli olanların envantere
kayıt, amortisman, zimmet, aktarma, kullanım, kontrol ve kayıttan silme
kuralları ile demirbaş malzeme ziyanı halinde uygulanacak esasları
belirlemektir. |
Demirbaş Numarası Verilmesi |
4. |
Üniversiteye; satınalma, kendi bünyesinde üretme
veya hibe yoluyla temin edinilen demirbaşa, Üniversitenin Satınalma ve
Envanter Müdürlüğü Envanter Kontrol Birimi tarafından demirbaş numarası
verilir. Kullanılış biçimleri ve
yapıları nedeniyle üzerlerine etiket ve numara konulamayanlar dışında kalan
tüm demirbaş malzemelerin üzerine, görünür biçimde ve silinmeyecek tarzda,
demirbaşın kurum malı olduğunu belirten, demirbaş numarasını yazılır veya
etiket konulur. |
|
|
|
Demirbaş Özelliklerinin
belirtilerek Kaydı |
5. |
Numara verilen demirbaş,
temel ayırt edici özellikleri: (marka, model, boyutlar, imal edildiği malzeme
vb.) belirtilerek, Üniversitenin Satınalma ve Envanter Müdürlüğü Envanter
Kontrol Birimi tarafından kayıt edilir. |
|
|
|
Kayıtlara Esas Alınan
kıymet |
6. |
Satınalma, kendi bünyesinde
üretme veya hibe yoluyla temin edilen demirbaşın kayıtlarında “Kayıt kıymeti”
maliyet miktarı üzerinden yapılır. İç piyasadan satınalma veya
ithalat yoluyla edinilen demirbaşın kayıtlarında esas alınan bedel
maliyet miktarı olup, eğer K.D.V. ödenmiş ise maliyet miktarı K.D.V. tutarı
indirildikten sonra kalan net miktar esas bedeldir. Bağış yoluyla
edinilen demirbaşın kayıtlarında esas alınan bedel ise, satın alınması
halinde ödenmesi gereken bedeldir. Kendi bünyemizde üreterek edinilmiş
demirbaşlarda ise üretim maliyeti kayıt bedelidir. |
|
|
|
Para Birimi |
7. |
Demirbaş kayıt kıymeti ve
amortismalı kıymeti “Türk Lirası Para Birimi” (TL) esasında ve ayrıca “Döviz”
cinsinden gösterilir. |
|
|
|
|
8. |
Demirbaşın kaydıyla
birlikte, talep sahibi ve kullanıcı birime zimmet edildiğine ilişkin
“Demirbaş Kayıt ve Zimmet Belgesi” Üniversitenin Mali İşler Müdürlüğüne gönderilir. |
Kıymet Yitimi ve Kullanım Süreleri |
9. |
(1) Üniversiteye kayıt edilmiş demirbaş
malzemelerin yıpranma nedeniyle oluşan değer kayıpları hesaba katılmak
suretiyle kıymetleri “amortismanlı kıymet” olarak gösterilir.
Demirbaşların yıpranma payları, kayıtlara alınan kıymet bedelleri üzerinden
ve ilgili demirbaşın faydalı/ekonomik ömrü esas alınarak belirlenir.
Demirbaşın yıpranma payı nispeti, 25. madde uyarınca oluşturulan “HEK
Komisyonu” tarafından, ilgili demirbaşın kaydı esnasında ve %3 ile %20
arasında olacak şekilde belirlenir. (2) Amortismanlı kıymeti, “sıfır” olan ve
kullanılmaya devam edilen demirbaşların amortismanlı kıymeti, “sıfır” olarak
envanter kayıtlarında yeralır. (3) Henüz ömrünü tamamlamamış ancak envanter
kayıtlarından silinmesi gereken demirbaşın net kıymetin tamamına amortisman
uygulanır. |
|
|
|
Ekleme ve Tadilat Yoluyla Kıymet Artımı |
10. |
Demirbaşa modüler ekleme veya niteliğini ve
dolayısıyla değerini artıracak şekilde tadilat yapılması halinde, yapılan
harcama tutarı, demirbaşın amortismanlı kıymetine eklenir. Aynı şekilde,
demirbaşın son haline göre tarifi düzeltilir. |
Demirbaşın Birim Amirlerine Zimmeti |
11. |
(1)
Üniversiteye
kayıt edilen demirbaş malzemenin talep sahibi ve kullanıcı birime zimmet
işlemi 10 iş günü içinde Satınalma ve Envanter Müdürlüğü’ne bağlı
Envanter Kontrol Birimi tarafından yapılır. Talep sahibi ve kullanıcı birim
adına zimmeti Birim Amiri alır. (2)
Akademik
Birimlerde zimmet birim adına Fakülte/Yüksek Okul/Okul İdare Amiri, Yönetsel
hizmet birimlerinde ise, Müdür/Şube Amiri/Birim Sorumlusu tarafından
alınır. |
|
|
|
Demirbaşın Kullanıcı veya Sorumlu Personele Zimmeti |
12. |
(1)
Birim
Amiri, birim adına zimmet alınan demirbaşı, demirbaşı kullanacak ve/veya
sorumluğunu alacak personele zimmetler. (2)
Demirbaşı
zimmet alan personel, demirbaşın bulunacağı mekanda yer alan tüm
demirbaşların listelendiği “Odadaki Demirbaşın Zimmet Formu” nun bir
kopyasını demirbaşın bulunacağı mekanda görünen bir yere asar. |
Aynı Birim İçinde Yer Değiştirme Onayı |
13. |
(1)
Bir
Birimde kayıtlı bulunan demirbaşın yeri, aynı birim içinde
olması koşuluyla, Birim Başkanının (Dekan, Bölüm Başkanı, Okul
Müdürü, Yönetsel Hizmet Birimi Müdürü/Amiri/Sorumlusu) onayı ile
değiştirilebilir. (2)
Akademik
Birim Başkanları (Dekan, Bölüm Başkanı, Okul Müdürü), demirbaşın aynı
Birim içinde yer değişimi için İdare Amirlerini yetkilendirebilirler. |
|
|
|
Bir Birimden Diğerine Aktarma Onayı |
14. |
(1)
Demirbaşın
bir birimden başka bir birime aktarılarak devredilmesi Satınalma ve Envanter
Müdürlüğü Envanter Kontrol Birimi tarafından her iki Birim Başkanının
rıza ve imzası ile gerçekleştirilebilir. (2)
Kayıt
kıymeti 10 aylık asgari ücret tutarını aşan demirbaş malzemenin aktarılması,
Rektörlük Onayı ile yapılır. |
|
|
|
Aktarma İşlemleri |
15. |
Aktarma işlemi, (1)
Akademik
Birimlerde, İdare Amirleri/ Memurları, (2)
Envanter
Bilgisayar Programını sınırlı kullanma yetkisi verilmiş Yönetsel Hizmet
Birimlerinde, Müdür/Şube/Sorumlusu veya Müdürün yetkilendirdiği kişiler, (3)
Diğer
birimlerde ise, bildirilmesi halinde, Satınalma ve Envanter Kontrol
Müdürlüğü Envanter Kontrol Birimi, tarafından yapılır. |
Demirbaş Kullanımı |
16. |
(1)
Demirbaşlar,
amacına ve usulüne uygun olarak kullanılmalıdırlar. (2)
Kişilere
zimmetli olan envantere kayıtlı cihaz, makine, alet, mefruşat, ulaşım veya iş
aracı vb. demirbaşlar, belirlenmiş alan ve amacı dışında kişisel maksatlarla
ve/veya çıkar sağlamak amacıyla kullanılamaz, bir başkasına kullandırılamaz
ve yetkili makamın onayı olmadan bir başkasına devredilemezler. |
|
|
|
Demirbaşı Kayıtlı Bulunduğu Yerden Dışarıya Çıkarma Yetkisi |
17. |
Kayıtlı demirbaş malzemeler, Rektörlük onayı
olmaksızın kayıtlı bulundukları yerlerden başka yerlere geçici süreler için
aktarılarak kullanılamazlar. Ancak gerçekleştirilmesi Rektörlükçe onaylanmış
sosyal kültürel, bilimsel vb. Etkinlikler için kullanılacak demirbaşlar
kayıtlı bulundukları yer dışına Birim Başkanlarının onayı ile
çıkarılabilirler. Demirbaşlar, tamir-bakım, eğitim ve
benzeri işleri yapmak amacıyla kayıtlı bulundukları yer dışına Birim
Başkanlarının onayı ile çıkarılabilirler. |
|
|
|
Demirbaşın Kayıtlı Bulunduğu Yerden Dışarıya Çıkarılma ve İade Şekli |
18. |
(1)
Kayıtlı
bulundukları yer dışına geçici olarak çıkarılacak demirbaş, teslim tutanağı
ile imza karşılığında sorumlusu tarafından demirbaşı alacak olanlara teslim
edilir. (2)
Kayıtlı
bulundukları yer dışına geçici olarak çıkarılmış demirbaşın iade işlemi,
mevcut teslim tutanağı kullanılarak iade edildiğine dair imzalanması şeklinde
veya yeni bir teslim tutanağı düzenlenerek gerçekleştirilir. |
|
|
|
Teslim Alınan Demirbaşın Sorumluluğu |
19. |
Kayıtlı bulunduğu yerin dışına geçici olarak
çıkarılması amacıyla demirbaşı teslim alan kişi/kişiler, teslim aldıkları
demirbaşı iade edinceye kadar bu demirbaştan sorumludurlar ve bu demirbaşı
teslim aldıkları hal ve durumda iade etmek için gerekli özen ve dikkati
gösterirler. Bu kişiler, söz konusu demirbaşı belirlenmiş alan ve amacı
dışında kişisel maksatlarla ve/veya çıkar sağlamak amacıyla kullanamaz, bir
başkasına kullandıramaz ve yetkili makamın onayı olmadan bir başkasına
devredemezler. |
|
|
|
Teslim Alınan Demirbaşın Hasar Görmesi veya Kaybolması |
20. |
Kayıtlı bulunduğu yerin dışına geçici olarak
çıkarılan demirbaşın hasar görmesi veya kaybolması durumunda, demirbaşı
teslim alan kişiler Üniversitenin uğradığı zarar ziyanı, kusurlu bulundukları
oranda ve VIII. Bölümde yer alan esaslar çerçevesinde, tazmin etmek
mecburiyetindedir. |
Envanter Raporları |
21. |
(1)
Her
mali yılın son ayı içinde, Rektörlük’çe belirlenecek esaslar çerçevesinde,
Üniversite Birimleri tarafından envanter işlemi yapılarak Envanter
Sonuç Raporu Rektörlüğe gönderilir. Raporun bir kopyası ise Satınalma ve
Envanter Kontrol Müdürlüğü’ne verilir. Satınalma ve Envanter
Kontrol Müdürlüğü’ne gelen raporları Satınalma ve Envanter Kontrol
Müdürlüğü derleyerek genel durumu bildiren raporunu Rektörlüğe sunar. (2)
Envanter
Kontrol Birimi tarafından belli aralıklarla ve envanter kayıtları esasında
yapılan Demirbaş kontrolu sonucu, bir rapor şeklinde Rektörlüğe gönderilir.
Üniversite Birimleri, demirbaş kontrolunun yapılması için Envanter Kontrol
Birimine gerekli ortamı sağlar. |
Zimmet sorumluluğu ve Zarara uğraması veya kayıp Soruşturması |
22. |
(1)
Zimmete
alınan demirbaşın önemli bir ihmal veya kasıt nedeniyle kaybolması veya
zarara uğraması halinde, meydana gelen zarardan zimmet alanlar sorumludur. (2)
Rektürlüğe
iletilen Envanter Kontrol raporlarının incelenmesi veya doğrudan bildirim
sonucunda belirlenen demirbaş ziyanı hallerinde araştırma, inceleme ve
teftiş işlemleri ile gerekli zarar-ziyan soruşturması, İç Murakıplık tarafından
sonuçlandırılarak Rektörlüğe iletilir. Murakıp’lık, soruşturmayı 15 gün içinde
tamamlayarak raporunu Rektörlüğe iletir. Rektörlüğün onayı ile bu süre 30 gün
uzatılabilir. Rektörlüğün uygun görmesi halinde, Disiplin
Yönetmelikleri gereğince disiplin
işlemi başlatılır. |
|
|
|
Demirbaşın Zarara Uğraması veya Kaybının Tazmin Edilmesi |
23. |
(1)
Yapılan
soruşturma sonucunda Rektörlük veya Üniversite Yönetim Kurulunun vereceği
karar ile demirbaşın zarara uğramasında veya kaybında kusuru bulunanlar, Üniversitenin
uğradığı zarar ziyanı tazmin etmek mecburiyetindedir. (2)
Kaybolan
demirbaşın, “Rayiç Bedeli” veya “Amortismanlı Kıymet Bedeli” veya “Yenisinin
(veya Eşdeğerinin) Temin Bedeli”; hasar görmüş demirbaşlarda, “tamir bedeli”,
“tazmin bedeli” olarak ve 25. madde uyarınca oluşturulan “HEK Komisyonu”
tarafından belirlenir. Bu komisyon, uygun gördüğü hal ve durumlarda, tazmin
bedelini, kullanım kayıplarını da dikkate alarak artırabilir. (3)
Kaybolan
veya hasar gören demirbaşın, kaybolmasında veya hasar görmesinde kusuru
bulunan kişi/kişilerden, tazmin bedeli ve tazmin şekli, demirbaşın kayıt
kıymetinin 5 asgari ücret tutarı eşdeğerine kadar olanlar için Rektörlükçe,
daha yüksek olanlar için Üniversite Yönetim Kurulu tarafından, takdir hakkı
da kullanılmak suretiyle belirlenir. |
Tamir/Tazmin Bedelinin Tahsili |
24. |
(1)
Kaybolan
veya hasar gören demirbaşı tazmin etmekle yükümlenen kişi/kişiler öngörülen
Tamir/tazmin bedelini, Rektörlük ve/veya Üniversite Yönetim Kurulu kararından
sonra ve belirlenen süre içerisinde Üniversiteye öder. (2)
Demirbaşı
tazmin etmekle yükümlü olan kişi/kişilerin Üniversite personeli olması
halinde, tazmin bedeli personelin maaşından kesinti yapılmak suretiyle de
tahsil edilebilir. Aylık kesinti miktarı personelin net maaşının %25’inden
daha fazla olamaz. (3)
Demirbaşın
tazmin bedelinin 5 aylık asgari ücret tutarından daha çok olduğu
hallerde ödeme yöntemi ve süresi Üniversite Yönetim kurulu tarafından ayrıca
belirlenir. (4)
Demirbaşı
tazmin etmekle yükümlü olan kişi/kişilerin Üniversite Rektörlüğü veya
Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenen tazmin bedelini ödememesi
halinde idare mahkemeye başvurur. (5)
Demirbaşı
tazmin etmekle yükümlü olan kişinin/kişilerin ödemesi öngörülen tazmin
bedelinin tamamını ödemeden Üniversite’den ayrılmaları halinde, ödenmeyen
tazmin bedeli kısmı ilgili kişinin/kişilerin, varsa Üniversite’den olan
alacaklarından kesinti yapılarak tahsil edilir, aksi hallerde idare alacağını
mahkeme yolu ile tazmin etme yoluna gider. |
HEK Komisyonunun oluşumu |
25. |
Demirbaş
malzemelerin tazmine esas bedellerinin belirlenmesinde, amostisman yıpranma
nispetleri takdirinde ve kayıttan silme işlemlerinde karar almak üzere HEK
Komisyonu kurulur. Bu Komisyon Üniversite Genel Sekreteri’nin Başkanlığında,
Satınalma ve Envanter Kontrol Müdürü, Mali İşler Müdürü, Proje İşleri Müdürü,
Kontrol Müdürü ve Demirbaşın zimmetinde bulunduğu bölüm başkanından oluşur. HEK
Komisyonu demirbaş ile ilgili bölüm/birim başkanının da aralarında olacağı en
az dört üyenin katılımı ile toplanır ve toplantıda bulunan üyelerin çoğunluk
oyu ile karar alır. |
Demirbaş Kaydından Silme |
26. |
Teknolojik olarak kullanma imkanı kalmayan,
ekonomik ömrünü yitirmiş, kullanılmayacak derecede yıpranmış veya tamir edilmeyecek
durumda olan, kaybolan veya çalınan demirbaşlar, (1) kayıt bedeli 5 asgari ücret tutarına kadar
olanlar HEK Komisyonu kararı ve Rektörlük onayı ile; (2) kayıt bedeli 5 asgari ücret tutarından daha
çok olan demirbaşlar HEK Komisyonu kararı ve Rektörlük ve Vakıf Yöneticiler
Kurulu onayı ile; envanter kaydından silinir. |
Kayıttan Silinen Demirbaştan Yararlanma VYK 09.12.04 04-05/8-25 |
27. |
(1)
Demirbaş
kaydından silinen demirbaşın herhangi bir aksamı demirbaş üzerinden alınarak
Üniversite’de değerlendirilebilir veya demirbaş tümüyle yedek parça olarak
veya başka bir amaçla değerlendirilmek üzere Üniversitenin herhangi bir
birimine teslim edilebilir. (2)
Demirbaş
kaydından silinen demirbaş, Vakıf Yöneticiler Kurulu onayı alınarak, Devlet Emlak
ve Malzeme Dairesi aracılığı ile Devlet Kurumlarına veya diğer dernek ve
sivil toplum örgütlerine verilir. (3)
Demirbaş
kaydından silinen herhangi bir demirbaş, Üniversite içinde
değerlendirilemediği ve ekonomik değerinin bulunduğu hallerde, HEK komisyonunun
kararı ile ve Devlet Emlak ve Malzeme Dairesi ile işbirliği içerisinde satışa
arzedilir. Satışa taban fiyat teşkil edecek olan keşif bedeli, rayiç bedelden
az olmamak kaydı ile, HEK komisyonu tarafından belirlenir. (a)
Keşif
bedeli bir asgari ücret tutarı eşdeğerine kadar olan her kalem demirbaş,
Satınalma ve Envanter Kontrol Müdürlüğü tarafından, Rektörlük onayı alınarak,
satılır. (b)
Keşif
bedeli bir asgari ücret tutarı eşdeğerinden çok olanlar ise Satınalma ve
İhale Komisyonu kararı ve Rektörlük onayı ile yine Satınalma ve
Envanter Kontrol Müdürlüğü tarafından satılır. (c)
Satışa
çıkarılan demirbaş(lar) satılamadığı takdirde, önceden belirlenmiş satış
bedeli, madde 26’da öngörülen yetkili makamın onayı ile %50’ye kadar
indirilerek ikinci kez satışa çıkarılır. (d)
İkinci
kez satışa çıkarılıp da satılamayan demirbaş(lar), madde 26’da öngörülen
yetkili makamın onayı ile son satış bedeli %90’a kadar indirilerek üçüncü kez
satışa çıkarılır. Üçüncü kez satışa
çıkarılan demirbaş(lar)ın satılamaması durumunda madde 27(4) uygulanır. Satıştan elde edilen miktar Üniversiteye gelir
kaydedilir. Satışta izlenecek yöntem Satınalma ve Envanter Kontrol
Müdürlüğü’nce belirlenir. (4)
Üniversite
içinde değerlendirilemeyen ve/veya değersiz olduğu için satılamayan kayıttan
silinmiş demirbaşlar, kayıttan silme işlemine onay veren makamın izni ile,
atılır veya imha edilir. (5)
Yukarıda
belirtilen işlemlere ait tutanaklar kayıttan düşme dosyasına dahil edilir. |
Demirbaş işlemlerinde form kullanımı |
28. |
Demirbaş malzemenin Kayıt, Zimmet, Aktarma ve
Kayıttan Silme işlemlerinde Satınalma ve Envanter Kontrol Müdürlüğünce
hazırlanan formlar kullanılır. |
|
|
|
Yürürlülük |
29. |
Bu Yönetmelik, Vakıf
Yöneticiler Kurulu tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. |
|
|
|
Yürütme |
30. |
Bu Yönetmeliği, Doğu
Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğü yürütür. |
Geçici Madde VYK 09.12.04 04-05/8-25 |
31. |
İş bu Yönetmelik yürürlüğe girmeden önce,
demirbaş(lar)ın kayıttan silinme işlemi, Rektörlüğün 12.11.1993 tarih ve 250/605/882-20
sayılı yazısı doğrultusunda işleme tabi tutulmasına, başka bir deyişle HEK
Komisyonu kararı ve Rektörlük onayı ile uygulanmasına rağmen kayıttan silme
işlemleri tamamlanamamış demirbaş(lar)a, bu Yönetmeliğin 26. maddesi çerçevesinde
işlem yapılır. |